Referat Forsamlingshuset d. 15 mar. 2016

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Thorsborg tirsdag d. 15. marts 2016

Til stede: Fie, Christian, Tom, Stine, Niels, Bettina, Maria.
Ingen afbud.

1. Godkendelse af referat fra sidst og opfølgning
– Der er lavet nye nøgler til Thorsborg, som er udleveret til bestyrelsesmedlemmerne, som alle har skrevet under på modtagelsen.
– Thorsborgs bankkonto er midlertidig lukket, indtil der bliver underskrevet på div. papirer, hvilket vil ske hurtigst muligt.
– Fie har lavet en aftale med byens rengøringsfirma 3×65, De er bestilt til at komme efter hver fest som er booket i nærmeste fremtid. Fie har fået det arrangeret sådan at de gør rent efter den tidligere fest, og samtidig gør rent til den kommende fest, så vi er sikre på at aflevere et rent lokale.
– Niels har været i kontakt med forsikringsselskabet Husejernes forsikring Alex Rzenno. De laver normalt ikke den slags forsikringer som vi har brug for, men de har lovet at finde ud af noget sammen med Niels.
– Thorsborg får nu strøm fra Fyns el d. 15 maj 2016, og sparer derved ca. 18 øre pr. kwh.
– Nyt telefonnummer til Thorsborg står på opslagstavlen, og findes også på hjemmesiden.

2. Orientering fra Fie
– Opvaskemaskinen er blevet lavet og efterset. Der er indkøbt ny sæbe.
– Der er kommet tilbud på nye døre og vinduer i Thorsborg, på 148.000kr . Vi er enige om at indhente flere tilbud inden vi siger ja til noget.
– Thorsborg har været tæt på at løbe tør for gas. Fie har sørget for en midlertidig løsning, og – Christian vil bytte de tomme gasflasker til fyldte. Thorsborg har en regning hos HF butikken, som bliver betalt dags dato.
– Fie har lavet et samarbejde med købmanden i Lyderslev. Der skal så vidt muligt handles ind der. Helle der stadig laver mad til arrangementer har også fået besked på at handle ind der.

3. Hjemmeside
Fie fortæller kort om hvad der er sket på hjemmesiden indtil nu. Den er ikke helt færdig, men den er godt på vej.

4. Regnskab
Niels orienterede om regnskabet for 2014 -2015

5. Indkaldelse til støtteforeningens generalforsamling
I støtteforeningens vedtægter står der, at der kun skal indkaldes igennem avisen senest 14 dage før. Bettina der er formand for støtteforeningen, har fået til opgave at sørge for det.

6. Hvad gør vi fremadrettet?
– Den 1. tirsdag og den 1. torsdag i hver måned skal der sættes borde og stole frem/væk. Tom og Christian er torv holder, så vi alle hjælper til med at få det gjort.
– Tom kender muligvis nogen der vil leje huset til et zumba hold, han undersøger det nærmere.

7. Udlejning af Thorsborg
Vi har besluttet at ændre lidt på priserne. Samtidig skal der strammes op omkring regler/tidspunkter for udlejninger,
1000 kr. i depositum betales for er reservere huset, og lejen skal være betalt inden nøglen kan udleveres
Dette er inkl. slutrengøring,
For alle slags arrangementer gælder følgende regler for rengøring før aflevering.

Ryd venligst op, også udenfor, dette gælder også cigaretskodder og lignende, så som flasker, dåser og andet skrald.
Al service skal være vasket og stillet på plads.
Alle borde skal tørres af.
Alle borde og stole sættes på plads.
Alle lysestager skal være rengjort.
Alle gulve skal fejes.
Alle skraldespande skal tømmes.
Alle tomme flasker og dåser og anden emballage skal medtages.
Alle vinduer skal være lukket.
Alle døre skal være låst.

Lejer skal overholde disse regler, for at få hele depositummet retur.
Lørdag fra kl. 8.00 til søndag kl. 8.00 pris 2300 kr.
Weekendtilbud, fra fredag kl. 16 til søndag kl. 14 koster 2900.
Hverdage efter kl.17.00 såkaldt ”mødeaktivitet” koster 100 kr. pr. påbegyndt time.
På hverdage til børnefødselsdage, begravelser og lign. 1000 kr.

8. Eventuelt.
– Snak omkring rygning i Thorsborg – vi beslutter intet på mødet i dag.
– Thorsborg ejer den uasfalterede p plads, der tit står under vand. Christian kender muligvis en der har en slamsuger som kan hjælpe. Buske/træer omkring p pladsen er kommunens.
– Den planlagte arbejdsdag i Thorsborg lørdag d 9 april er ramt af flere afbud. Vi har aftalt at de der har muligheden, dukker op og giver en hånd, resten laver noget når de har tid en anden dag. Stine og Maria står for den lille sal.
Dog skal det hele være i orden senest den 16 april.
– Maria indskriver medlemsliste. På sigt vil det være smart at have mailadresser med på denne liste.

Referat Forsamlingshuset d. 3 jul. 2017

Bestyrelsesmøde i Thorsborg mandag d 3/7-2017

Til stede: Fie, Bettina, Maria

Informationer fra formanden:

Thorsborg har modtaget et klagebrev, i forhold til festerne der er blevet afholdt det sidste stykke tid. Vi har drøftet indholdet af denne klage og sender svar retur i dag.

Håndværkeren Tim, der har arbejdet i Thorsborg sender forhåbentlig snart en regning, så det kan blive betalt.

Vi har fået opsnuset at årsagen til vi ikke får penge fra diverse fonde, er fordi de ikke tror på Thorsborgs fortsatte overlevelse, pga manglende opbakning fra lokalbefolkningen.

Thorsborgs konto ser fornuftig ud.

Arrangementer i Thorsborg:

Alle fester der holdes i Thorsborg, skal betale leje af huset.

Priserne på leje af Thorsborg er besluttet på et tidligere bestyrelsesmøde og bliver derfor ikke ændret.

Den første onsdag i hver måned indbyder Thorsborg til fællesspisning i forbindelse med ældredansen. Prisen for mad er 95kr pr. mund og der skal tilmeldes til Helle mandagen inden arrangementet på telefon: 41172918.

Den 7 november 2017, er der vælgermøde i Thorsborg hvor flere politikerer vil stille op. Vi håber på talstærk opbakning. Se mere på Thorsborgs hjemmeside eller i infoboksen der hænger på huset.

Kåre Johannesen kommer igen den 22 november fra kl. 19-21. Se mere på Thorsborgs hjemmeside.

Indbydelser til årets høstfest bliver snart hængt op rundt omkring. Vi håber i har lyst til at støtte huset, med jeres deltagelse. Og er også på hjemmeside

Beslutninger taget på dagens møde:

Vi vælger at bruge de moderne medier (hjemmeside og Facebook) samt boksen ved indgangen til Thorsborg, til orientering i forhold til hvad der sker i huset.

Vi har fået en henvendelse fra Key2fitness faxe, der spørger om vi vil reklamere for Thorsborg på deres skærm i fitness centeret. Vi har besluttet at spare pengene, og i stedet bruge dem på ombygningen af huset. Når huset er færdigt, vil vi igen tage stilling til muligheden for at reklamere.

Bestyrelsen har besluttet, at udbetale de efter skattelovgivningen skattefrie godtgørelser, til bestyrelsens medlemmer.

Frivilligt arbejde:

En frivillig mand har meldt sig til at lave en boks til gasflasker, så de ikke står frit fremme. Dette vil ske i nærmeste fremtid.

Der er frivillige der har meldt sig til at give en hånd med ombygningen på 1. sal. Vi kan stadig godt bruge flere hænder. De der kan/vil hjælpe må meget gerne give besked på Thorsborgs mailadresse som er følgende: Thorsborg@thfo.dk

I forhold til arrangementer der holdes i Thorsborg, ser vi fra gang til gang hvor mange frivillige vi har brug for. Det er vigtigt for os at pointerer, at hvis man melder sig som frivillig, deltager man i alt arbejde fra start til slut. Det betyder alt fra opsætning af borde og stole, til oprydning. Man vil ikke kunne forvente at deltage i arrangementerne, på lige fod med de betalende gæster.

Referat Generalforsamling Forsamlingshus d. 28 feb. 2017

Referat fra ordinær generalforsamling i foreningen Thorsborg Forsamlingshus

tirsdag d. 28. februar 2017

1. Valg af dirigent

Annette Thomsen foreslået og valgt.

Referent: Anne Bruun Olsen

Dirigenten indledte med at konstatere, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet, da der var udsendt

særskilt invitation til medlemmerne pr. mail d. 15.1.17. Dirigenten erklærede generalforsamlingen for beslutningsdygtig.

2. Valg af stemmetællere

Carsten Hansen foreslået og valgt.

3. Formandens beretning

Fie Watson berettede om et travlt år, hvor bestyrelsen fra start besluttede en stigning i prisen på udlejning af huset for at kunne få økonomien til at hænge sammen. Stigningen blev i det store hele positivt modtaget.

Mange kræfter er blevet brugt på vores nye hjemmeside, som bliver flittigt brugt. Især fra folk udefra. Så vi er kommet på landkortet.

Fie og Bettina står for rengøring.

Bestyrelsen lægger mange frivillige kræfter, hvilket også er nødvendigt for huset økonomi.

Fie takkede Helle for hendes engagement omkring ældredansen.

Økonomien er god. Bestyrelsen har søgt og modtaget midler fra Kongsted Sparekasse (Møns bank),Faxe kommunes anlægspulje , LAGmidlerne (til istandsættelse af lejlighed på første sal til bl.a. faciliteter for unge mennesker stil små udlejninger mv.), Vanførefonden (til handicaptoilet), Vemmetofte Kloster, m. fl.

Fie har været til mange møder bl. a. hos Faxe Kommune, som er meget velvillig indstillet over for os.

Vi er med i app´en Oplev Faxe, hvor vi kan lægge vores arrangementer op.

Teknisk Forvaltning har stået for at renovere P-pladsen, så vandet kan komme væk. Og vi har fået lovning på, at vi må etablere en legeplads på det grønne område over for Thorsborg. Og kommunen vil efterfølgende holde området.

Men fokus er først på huset, og pt. er handicaptoilettet ved at være i mål, og køkkenet følger derefter. Og derefter toiletterne.

Beretningen blev taget til efterretning.

4. Godkendelse af regnskab

Formanden orienterede om, at Niels Tronborg Ingersen trækker sig fra bestyrelsen og dermed kasserer jobbet på gr. af stort arbejdspres.

Regnskabet blev udleveret. Kassereren var ikke til stede.

Det oplystes, at der er 31 medlemmer i foreningen.

Forsamlingen godkendte regnskabet.

5. Godkendelse af budget, herunder kontingentvedtagelse

Der foreligger intet budget. Bestyrelsen udarbejder budget 2017 efterfølgende.

Generalforsamlingen vedtog uændret 200 kr.

6. Indkomne forslag

Bestyrelsens forslag til vedtægtsændring i § 4:

Bestyrelsen foreslår, at det i §4 Generalforsamling gældende: at bestyrelsen består af 5 bestyrelsesmedlemmer

ændres til:

at bestyrelsen består af 3 medlemmer, og at 1 medlem er på valg i ulige år og 2 er på valg i lige år.

Forslaget blev vedtaget.

7. Valg af bestyrelse

a. Valg af formand for 2 år: Fie Watson modtager genvalg.

Fie foreslået og valgt.

b. Valg af bestyrelsesmedlemmer.

På valg Maria Johansen, modtager genvalg.

Maria foreslået og valgt.

Bestyrelsen består således af 3 personer Formand Fie Watson, Maria Johansen, som er bestyrelsens sekretær og fremover har påtaget sig posten som kasserer efter Niels Ingersen, samt Bettina Ingersen, der som suppleant trådte ind i bestyrelsen i stedet for Christian Jacobsen, som trak sig tidligere på året.

8. Valg af suppleanter (valg hvert år)

Der var ingen forslag. Derfor ingen på posten p.t. Forsamlingen var enig om, at det ikke er hensigtsmæssigt, og at, at der skal gøres en indsats for at finde nogen, der vil stille sig til rådighed ved næste generalforsamling.

9. Valg af revisor og revisorsuppleant.

Revisor (bilagskontrollant): Niels Henrik Olsen foreslået og valgt

Revisor (bilagskontrollant):suppleant: Anette Thomsen foreslået og valgt

10. Eventuelt

Der var ros til bestyrelsen for at have fået skabt ny ro og stabilitet omkring huset.

Opfordring fra forsamlingen til at kontakte medlemmer og andre, når der er behov for ekstra hjælp. Det skal være muligt at hjælpe efter evne og tid.

Der var drøftelse af, om det skal være muligt for medlemmer af Støtteforeningen at overvære generalforsamlingen i foreningen Thorsborg Forsamlingshus, hvis de kun er med i støtteforeningen. Der blev ikke truffet noget beslutning, men flere mente, at det burde være muligt, naturligvis uden tale- og stemmeret.

Dirigent: ______________________

Annette Thomsen

Referent Anne Bruun Olsen

Referat Forsamlingshuset/ Støttef. 10 jan. 17

Bestyrelsesmøde i Thorsborg.

Tirsdag d. 10 Januar 2017

Til stede: Niels, Bettina, Fie, Maria, Carsten, Bjarne

Afbud: Stine

Opfølgning og godkendelse af sidste referat:

Referatet fra sidst er læst og godkendt.

Orientering fra Fie:

Vi har fået 30.000kr til handicaptoilettet, fra Vanførefonden. Pengene er til rådighed i 2år (fra den 14.december 2016) hvorefter de trækkes tilbage hvis de ikke er brugt.

Vi er blevet inviteret møde med Veluxfonden.

Vemmetofte har givet 5000kr til en industri støvsuger. Bjarne finder en.

Tim (tømrer), kommer på mandag og starter ud med et møde med Fie og Bjarne. Bestyrelsen giver grønt lys for at Fie og Bjarne sammen med Tim får lavet en plan over det kommende arbejde der er i Thorsborg. Tanken går på grovkøkken, handicap toilet og 1.sal.

Regnskab:

Som det ser ud dags dato er der 18.000kr på bogen.

Niels giver en kort gennemgang af regnskabet og fortæller at den økonomiske situation ser fornuftig ud.

Indkaldelse til generalforsamling d 28 februar 2017:

Den kommende generalforsamling vil være for både bestyrelsen og støtteforeningen. Fie laver en invitation, så alle bliver informeret rettidigt.

På valg er:

I støtteforeningen: Bjarne og Carsten

I bestyrelsen: Fie, Maria og Stine

Stine er den eneste der ikke ønsker genvalg.

Støtteforeningen mangler 1 suppleant.

Bestyrelsen mangler 1 bestyrelsesmedlem og 2 suppleanter.

Fie vil kontakte Niels Henrik og spørge om han vil være ordstyrer/dirigent, samt spørge Anne om hun vil skrive referat.

Støtteforeningen vil fremlægge et forslag om ændringer i vedtægterne.

EVT.

Niels foreslår at lave en folder der omhandler info og aktiviteter i Thorsborg. Denne folder påtænkes at skulle husstands omdeles.

Kommende bankospil er ved at blive planlagt. For at tilgodese lotteriloven vil man skulle købe et dags medlemskab for at kunne spille med. Dette vil nok komme til at koste 25kr inkl. kaffe/kage.

Fie har anmodet om at komme i radio øst sjælland, for at fortælle om Thorsborg, men har endnu ikke fået svar.

Referat Forsamlingshuset 29 nov.2016

Bestyrelsesmøde i Thorsborg.

Tirsdag den 29 November 2016.

Til stede: Stine, Bettina, Fie, Maria

Afbud: Niels

Opfølgning og godkendelse af sidste referat:

Vi har på et tidligere møde snakket om, at vi på næste generalforsamling ville stille forslag om, at bestyrelsesmedlemmerne kunne få en form for rabat på at låne Thorsborg. Efter en snak om dette og Thorsborgs økonomi, er vi blevet enige om at frafalde dette.

Herefter er referatet godkendt.

Måden vi taler til hinanden på:

Vi har drøftet dette emne og er kommet frem til en fælles forståelse.

Hvad vil vi med forsamlingshuset:

Enighed om at huset skal bruges til udlejning og diverse arrangementer.

Orientering fra Fie:

Grundet frafald af bestyrelsesmedlemmer, er Bettina blevet næstformand.

Thorsborg har nu fået en midlertidig alkoholbevilling.

Følgende regler SKAL overholdes:

  • Støtteforeningen skal holde alle arrangementer hvor der skal sælges alkohol.

  • Baren/huset skal lukke kl. 02.00!

  • Fie skal være tilstede.

Forsamlingshuset skal forpagtes ud til støtteteforeningen, der er lavet en forpagtningsaftale som gælder for alle kommende arrangementer.

Renovering/ombygning af Thorsborg er udskudt til januar 2017.

Huset er blevet forsikret i IF, da de kunne tilbyde den bedste og billigste løsning.

Rengøringsfirmaet er opsagt.

Der er søgt 100.000kr til toiletterne hos Vanførefonden.

Der er søgt 100.000kr til toiletterne hos Vaskerifonden.

Der er søgt 5000kr til en ny støvsuger hos Vemmetofte kloster.

Der er søgt om ny opvaskemaskine hos Tuborgfonden.

Evaluering af arrangementer:

Begge afholdte arrangementer er gået godt, og de giver begge overskud.

Støtteforeningen har lavet et årshjul for kommende arrangementer.

Banko 5. Januar 17

Johnny Horsepower 11. februar 17

Henriette – clairvoyance 8. marts 17

Foredrag i uge 12 evt. Søren betjent

Høstfest 30. september 17

Uge 45 Kåre Johanson

Juletræsfest 3. december 17

Regnskab:

Da Niels ikke er tilstede fortæller Fie kort at alt er ok.

Juletræsfest:

Stine og Maria fortæller hvad der indtil nu er planlagt, og vi fik de sidste detaljer på plads sammen.

Dato for generalforsamling:

Bestyrelsesmøde i Thorsborg.

Tirsdag den 29 November 2016.

Til stede: Stine, Bettina, Fie, Maria

Afbud: Niels

Opfølgning og godkendelse af sidste referat:

Vi har på et tidligere møde snakket om, at vi på næste generalforsamling ville stille forslag om, at bestyrelsesmedlemmerne kunne få en form for rabat på at låne Thorsborg. Efter en snak om dette og Thorsborgs økonomi, er vi blevet enige om at frafalde dette.

Herefter er referatet godkendt.

Måden vi taler til hinanden på:

Vi har drøftet dette emne og er kommet frem til en fælles forståelse.

Hvad vil vi med forsamlingshuset:

Enighed om at huset skal bruges til udlejning og diverse arrangementer.

Orientering fra Fie:

Grundet frafald af bestyrelsesmedlemmer, er Bettina blevet næstformand.

Thorsborg har nu fået en midlertidig alkoholbevilling.

Følgende regler SKAL overholdes:

  • Støtteforeningen skal holde alle arrangementer hvor der skal sælges alkohol.

  • Baren/huset skal lukke kl. 02.00!

  • Fie skal være tilstede.

Forsamlingshuset skal forpagtes ud til støtteteforeningen, der er lavet en forpagtningsaftale som gælder for alle kommende arrangementer.

Renovering/ombygning af Thorsborg er udskudt til januar 2017.

Huset er blevet forsikret i IF, da de kunne tilbyde den bedste og billigste løsning.

Rengøringsfirmaet er opsagt. Fie og Bettina har overtaget jobbet til samme pris.

Der er søgt 100.000kr til toiletterne hos Vanførefonden.

Der er søgt 100.000kr til toiletterne hos Vaskerifonden.

Der er søgt 5000kr til en ny støvsuger hos Vemmetofte kloster.

Der er søgt om ny opvaskemaskine hos Tuborgfonden.

Evaluering af arrangementer:

Begge afholdte arrangementer er gået godt, og de giver begge overskud.

Støtteforeningen har lavet et årshjul for kommende arrangementer.

Banko 5. Januar 17

Johnny Horsepower 11. februar 17

Henriette – clairvoyance 8. marts 17

Foredrag i uge 12 evt. Søren betjent

Høstfest 30. september 17

Uge 45 Kåre Johanson

Juletræsfest 3. december 17

Regnskab:

Da Niels ikke er tilstede fortæller Fie kort at alt er ok.

Juletræsfest:

Stine og Maria fortæller hvad der indtil nu er planlagt, og vi fik de sidste detaljer på plads sammen.

Dato for generalforsamling:

Thorsborg og Støtteforeningen holder begge generalforsamling den 28. februar 2017, kl. 19.00.

Thorsborg og Støtteforeningen holder begge generalforsamling den 28. februar 2017, kl. 19.00.

Referat fælles møde d. 4 okt. 2016

Referat for bestyrelse og Støtteforeningsmøde

tirsdag 4 oktober kl. 19.00 -21.00

i Thorsborg Forsamlingshus

Bettina, Christian, Fie, Maria, Niels, Stine, Tom, Bjarne og Carsten er inviteret til møde.

Fremmødte: Bettina, Christian, Fie, Maria, Niels, Stine, Tom, Bjarne og Carsten.

  1. Regler for hvordan vi afholder mødet.

Vi vælger fremover en ordstyrer, Bettina blev valgt for denne gang

  1. Godkendelse af referat fra sidst og opfølgning

Referatet er godkendt med spørgsmål som blev besvaret.

Spørgsmål omkring bestyrelsesmedlemmers fordele, sendes til kommende generalforsamling dette er dog ikke med accept fra hele bestyrelsen

  1. Orientering fra Fie

Fie foreslog at bestyrelsesmøderne for både Støtteforeningen og Forsamlingshuset blev lagt sammen da det hele drejer sig om Thorsborg Forsamlingshus. Dette blev vedtaget. Alkoholbevilling søges til Støtteforeningen, Der er indkommet tilsagn fra LAG midlerne samt Faxe kommune om økonomisk støtte. Tømreren går i gang med grovkøkkenet og porcelænsrummet. Brandtilsyn er udført. Brandmyndigheden har meddelt at der må opholde sig 149 personer i forsamlingshuset.

  1. Regnskab fra bestyrelsen – Niels og støtteforening – Carsten

Regnskab for Forsamlingshuset viser at der er positiv udvikling i økonomien og at det nuværende budget for 2016 ikke er helt skævt. Støtteforeningen melder om begyndende tilmeldinger 28 stk. på dagen til Johnny Cash og 6 stk. til Kåre Johannesen.

  1. Hvem gør hvad? d. 26-27 oktober.

Der er uddelegeret en arbejdsplan som blev gennemgået på mødet hvor bestyrelsesmedlemmerne gav tilsagn om hvad de ville deltage i ved arrangementet d. 26- 27 oktober 2016

  1. Eventuelt

Forsikringen udløber ved udgangen af december 2016 og Carsten har modtaget et tilbud fra IF forsikring som dækker skjulte rør og stikledning som nuværende forsikring ikke dækker.

Det var aktuelt et vandbrud i jorden som gav disse oplysninger til Carsten og vi tabte ca. 60 kubikmeter vand ved denne hændelse. Vi arbejder hastigt videre med at skifte forsikringsselskab.

Rengøring er endnu engang på tapetet og findes utilstrækkelig, der er kontakt til rengøringsfirmaet.